亲爱的先生/女士:
我很高兴您接受了我们的邀请，将于[日期]在[城市]的会议上发言。
按照我们的约定，您将在[时间]到[时间]就主题发言。还有几分钟的提问时间。
你能告诉我你需要什么样的'视听设备吗？如果您能在[日期]之前让我知道您的具体要求，我将有足够的时间来确保酒店为您提供您需要的东西。
再次感谢您同意发言。我期待着你的来信。
真诚的你，
[姓名]
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